We gaan weer thuiswerken...
Door de coronapandemie hebben veel ondernemers en medewerkers – al dan niet gedwongen door de maatregelen – kennisgemaakt met het thuiswerken. Hoewel niet iedereen hiervan gecharmeerd was, heeft het de ondernemers de ogen geopend. Het thuiswerken bleek ook veel voordelen met zich mee te brengen. Een hogere productiviteit, betere kwaliteit van werk, tevreden en gemotiveerde medewerkers, een lager ziekteverzuim, besparing van reistijd en reiskosten, het beter combineren van werk en privé, etc. Vandaar dat veel ondernemers – ook straks als corona voorbij is – hun medewerkers de mogelijkheid willen blijven bieden om (deels) thuis te werken.
Blijven jouw medewerkers ook thuiswerken? Maak dan vooraf duidelijke afspraken in een thuiswerkprotocol.
Thuiswerkdagen en functies
Het is belangrijk om af te spreken op welke dagen een medewerker thuis kan werken en wie hij hiervoor om toestemming vraagt. Denk daarbij ook aan een minimale aanwezigheidsplicht op de zaak, afspraken met klanten, interne meetings en de invulling van het werkrooster. Maak een onderscheid in de functies en de mate van begeleiding; voor junior medewerkers en stagiaires is vaak een hogere mate van begeleiding nodig, waardoor thuiswerken belemmerend kan zijn.
Een gezonde en veilige werkomgeving
Als werkgever moet je zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving, óók als jouw medewerkers vanuit huis werken. Dat is ook in jouw belang; je wilt immers niet dat je medewerkers uitvallen met lichamelijke klachten als gevolg van een slecht ingerichte thuiswerkplek. Je kan zaken zoals een bureau, stoel en beeldschermen faciliteren, maar ook voorlichting aan de medewerkers is daarin belangrijk. Met het thuiswerkprotocol zorg je voor duidelijkheid over de beschikbare faciliteiten en kan je de medewerkers op een juiste wijze informeren. Voor het inrichten van een thuiswerkplek kan je onder bepaalde voorwaarden een onbelaste vergoeding geven, mits de inrichting van de thuiswerkplek voldoet aan de Arbowetgeving.
Reiskosten- en thuiswerkvergoeding
In veel (collectieve) arbeidsovereenkomsten is een onbelaste reiskostenvergoeding afgesproken van € 0,19 per kilometer dan wel een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding. Maar wat spreek je af over deze reiskostenvergoeding op het moment dat je medewerkers (structureel) thuiswerken? Is een onbelaste vergoeding van de kilometers nog wel mogelijk? Wellicht is een thuiswerkvergoeding dan meer op zijn plaats. In het thuiswerkprotocol maak je hierover afspraken.
Per 1 januari 2022 kan je je medewerkers een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding geven van maximaal € 2 per dag. Dit bedrag is gebaseerd op een berekening van het Nibud van de gemiddelde extra kosten voor bijvoorbeeld koffie en verwarming per thuisgewerkte dag. Ook blijft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer bestaan voor de dagen dat de medewerker naar de zaak komt. Maar let op: het kan voorkomen dat je medewerker een deel van de dag thuis werkt en een deel vanuit de zaak. Het is dan niet toegestaan om én € 2 thuiswerkvergoeding én € 0,19 per kilometer onbelast te vergoeden.
Beveiligen van vertrouwelijke informatie
Ter bescherming van jouw bedrijfs- en klantgegevens is het belangrijk om duidelijke en concrete afspraken te maken over het gebruik en verplaatsen van vertrouwelijke informatie. In het thuiswerkprotocol kan je aansluiting zoeken bij de algemene privacyregels binnen je onderneming, waarbij die regels nader uitgewerkt worden in verband met het thuiswerken. Denk specifiek aan richtlijnen ten aanzien van het vervoeren of opslaan van vertrouwelijke informatie. Door duidelijke afspraken te maken met medewerkers voorkom je eventuele datalekken of het kwijtraken van belangrijke informatie.
Subsidie
Voor ondernemingen in Overijssel met vijftig of meer medewerkers kan subsidie worden aangevraagd voor het inhuren van een adviseur die een thuiswerkprotocol opstelt voor na de coronacrisis. Het doel is om medewerkers een deel van hun werktijd structureel thuis te laten werken en tegelijk te zorgen voor een goede spreiding van mobiliteit. De subsidie kan worden aangevraagd tot 30 december aanstaande of totdat het beschikbare budget verbruikt is.
Maatwerk
In onze visie is een thuiswerkprotocol maatwerk, dat past bij jouw onderneming en jouw medewerkers, en aansluit op de overige arbeidsvoorwaardelijke afspraken. Neem contact op met onze jurist Stefan Nijhof (s.nijhof@eshuis.nl) of onze fiscalist Karien Siemerink-Wielens (k.siemerink@eshuis.com). Zij gaan graag met jou in gesprek over de mogelijkheden!
Neem contact met ons op
Onze adviseurs helpen je graag
Eshuis beschikt over vakspecialisten op het gebied van accountancy, belastingen, organisatie- en personeelsadvies en juridisch advies. We bundelen onze krachten zowel in multidisciplinaire als in specifieke brancheteams. Zo zijn we altijd op de hoogte van wat er speelt in de markt en blijven we betrokken bij jouw organisatie. Samen helpen we jou om succesvoller te ondernemen én impact te maken.
Disclaimer: “Het recht is uitermate gecompliceerd en veranderlijk. Wij kunnen daarom geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor hetgeen men zonder ons persoonlijk advies onderneemt of nalaat naar aanleiding van de inhoud van deze publicatie.”
