Nieuwe regeling: reis- en thuiswerkkosten vergoeden per 1 januari 2022
In het Belastingplan 2022 zijn enkele wijzigingen voor het vaststellen van de gerichte vrijstelling van de reiskosten woon-werkverkeer opgenomen. Tot 1 januari 2022 geldt dat thuiswerkende werknemers die vóór 13 maart 2020 een vaste reiskostenvergoeding ontvingen, deze onbelast mogen blijven ontvangen. Ook al worden deze reiskosten door het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Deze coulanceregeling vervalt per 1 januari 2022.
Vanaf volgend jaar wordt de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding geïntroduceerd. Het doel van de regeling is dat werkgevers een onbelaste tegemoetkoming kunnen verstrekken aan werknemers die extra kosten hebben doordat de dienstbetrekking (deels) thuis wordt uitgevoerd.
Wijziging reiskostenvergoeding
Als gevolg van de invoering van de thuiswerkvergoeding is besloten om de vaste reiskostenvergoeding aan te passen. Vanaf 1 januari 2022 moet de vaste reiskostenvergoeding pro rata worden toegekend. Dan geldt een verbod op de samenloop van de gerichte vrijstelling van de thuiswerkvergoeding en de gerichte vrijstelling van de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Als een werknemer op eenzelfde dag zowel thuiswerkt als op locatie, kan maar één van de gerichte vrijstellingen worden toegepast. Er moet dan gekozen worden.
Vaste thuiswerkkostenvergoeding
De vaste thuiswerkkostenvergoeding is bedoeld om extra kosten, die de werknemer maakt door thuis te werken, te vergoeden. Hieronder vallen water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie/thee en toiletpapier. Door het Nibud is de thuiswerkvergoeding bepaald op maximaal € 2 per dag.
Als basis voor het toekennen van een vaste thuiswerkkostenvergoeding gelden de afspraken die werkgever en werknemer met elkaar maken. Als de partijen bijvoorbeeld schriftelijk overeenkomen dat de werknemer bij een vijfdaagse werkweek hiervan twee dagen per week thuiswerkt, mag de werkgever op basis hiervan een vaste onbelaste thuiswerkkostenvergoeding verstrekken en uitgaan van 86 (2/5 * 214) werkdagen in een kalenderjaar.
Deze vaste vergoeding hoeft niet aangepast te worden bij een incidentele afwijking van de afspraak. De werkgever mag voor de vergoeding uitgaan van (pro rata) 214 werkdagen per kalenderjaar als de werknemer op minstens (pro rata) 128 werkdagen thuiswerkt. Als het werkpatroon sterk afwijkt van de afspraak, moet de vergoeding worden heroverwogen.
Voorbeeld vaste thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding
- Werknemer met vijfdaagse werkweek
- 20 km enkele reis / twee dagen thuis / drie dagen naar vaste werkplek met eigen auto
- Drempel thuiswerkvergoeding 2/5 * 128 = 51,2 dagen
- Drempel reiskostenvergoeding 3/5 * 128 = 76,8 dagen
- Als in het kalenderjaar de drempel wordt gehaald, mag per maand onbelast worden versterkt:
- Thuiswerkvergoeding: (2/5 * 214 * €2) / 12 = € 14,27
- Reiskostenvergoeding: (3/5 * 214 * 40 * €0,19) / 12 = € 81,32
- Totaal per maand = € 95,59
Declaratiebasis
Naast het maken van afspraken over de toekenning van de vergoedingen is het mogelijk om de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding achteraf op declaratiebasis te verstrekken. De werkgever moet er in dat geval op letten dat niet voor beide vergoedingen tegelijkertijd een declaratie wordt ingediend.
Aanwijzen vergoeding als eindheffingsbestanddeel
Als een werkgever voor een dag toch zowel de thuiswerkkostenvergoeding als de reiskostenvergoeding wil verstrekken, dan kan de werkgever één van de vergoedingen aanwijzen als eindheffingsbestanddeel en de ten laste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling brengen.
Tot slot
Realiseer je dat je voor jouw (deels) thuiswerkende medewerkers wijzigingen zult moeten doorvoeren in jouw salarisadministratie per 1 januari aanstaande. Denk er bovendien aan om de voorwaarden en afspraken omtrent het thuiswerken schriftelijk vast te leggen? Onze collega’s van Eshuis Juristen hebben daarover onlangs dit artikel gepubliceerd.
Heb je vragen over de administratieve uitwerking, neem dan contact op met jouw salarisadministrateur.
Neem contact met ons op
Onze adviseurs helpen je graag
Eshuis beschikt over vakspecialisten op het gebied van accountancy, belastingen, organisatie- en personeelsadvies en juridisch advies. We bundelen onze krachten zowel in multidisciplinaire als in specifieke brancheteams. Zo zijn we altijd op de hoogte van wat er speelt in de markt en blijven we betrokken bij jouw organisatie. Samen helpen we jou om succesvoller te ondernemen én impact te maken.
Disclaimer: “Het recht is uitermate gecompliceerd en veranderlijk. Wij kunnen daarom geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor hetgeen men zonder ons persoonlijk advies onderneemt of nalaat naar aanleiding van de inhoud van deze publicatie.”
