Binden en boeien van medewerkers? Ontwikkel een effectieve gesprekkencyclus!
In een tijd waarin medewerkers bij onvoldoende uitdaging en ontwikkelperspectief gemakkelijk van baan veranderen, is het extra van belang om binnen de organisatie effectieve gesprekken te voeren. Om de productiviteit, samenwerking en het werkplezier te verbeteren, is een gesprekkenbeleid essentieel. Maar hoe pak je dat aan?
Op dit moment ontbreekt het nog aan solide wetenschappelijk onderzoek naar de effectiviteit van verschillende gespreksvormen binnen een organisatie. Waar de één aangeeft dat een beoordelingsgesprek ouderwets en te direct is, geeft de ander aan dat de gesprekken die we hedendaags voeren weliswaar anders heten maar eigenlijk niet veel anders zijn dan de traditionele beoordelingsgesprekken die we al lange tijd kennen. Daarnaast kennen we allerlei andere vormen, zoals het functioneringsgesprek, ontwikkelgesprek, feedbackgesprek, ambitiegesprek, etc. etc. Bij Eshuis Personeelsdiensten zijn we van mening dat de vorm van je gesprekkenbeleid moet passen bij de cultuur binnen je organisatie en de mate van onderling vertrouwen die er is.
Piramide van Lencioni
In eerste instantie moet de gesprekkencyclus gericht zijn op het bereiken van voldoende wederzijds vertrouwen en gedeelde kernwaarden ten behoeve van de onderlinge samenwerking. Van daaruit kan verder worden gebouwd aan het bereiken van gezamenlijke resultaten. Hierbij verwijzen we naar de piramide van Lencioni. Deze piramide dient als model voor het begrijpen van de essentiële elementen van een goed functionerend team.
Vertrouwen: Voor effectieve gesprekken met medewerkers is wederzijds vertrouwen essentieel. Dit kan onder meer worden bereikt door belonen los te koppelen van het gesprek over het functioneren, oprechte interesse in de medewerker te tonen en ook je zelf als gespreksvoerder kwetsbaar op te stellen.
Conflicten: Als je elkaar écht vertrouwt is het ook mogelijk een constructief conflict aan te gaan zonder bang te zijn voor de confrontatie. Om een probleem effectief op te lossen is het immers nodig om het conflict niet te vermijden. Moedig de ander aan om eerlijk en open te zijn, zodat alles besproken wordt. Het helpt om vooraf punten op papier te zetten voor meer structuur en houvast.
Betrokkenheid: Als er geen betrokkenheid is, kan het zijn dat je medewerker ergens mee instemt zonder het er echt mee eens te zijn. Bespreek daarom heel specifiek met je medewerkers of ze op de hoogte zijn van de gestelde doelen en vraag na of de medewerker hieraan uitvoering kan geven binnen de gestelde kaders.
Verantwoordelijkheid: Indien je medewerker je plannen niet volledig steunt, bestaat de kans dat hij/zij zich passief opstelt en zijn/haar verantwoordelijkheid gaat ontwijken. Of hij/zij steunt je plannen wel, maar begrijpt zijn/haar eigen rol daarin onvoldoende. Een duidelijke functieomschrijving helpt hierbij alsmede een bespreking over voor de rol gewenste kennis en vaardigheden.
Resultaten: Aandacht voor gezamenlijke resultaten waarbij de individuele resultaten niet uit het oog verloren worden vinden medewerkers heel belangrijk. Om als team succesvolle resultaten te behalen, raden wij aan om duidelijke doelen af te stemmen met de medewerkers die zowel het collectieve doel dekken als ruimte bieden voor individuele ontwikkeling.
De basis van een goede gesprekkencyclus
Enig wederzijds vertrouwen is de minimale randvoorwaarde om met een gesprekkencyclus te starten. Jij en je medewerker(s) moeten uiteraard wel samen willen investeren in een goed gesprek. Met behulp van de gesprekkencyclus kan een verdere teamontwikkeling plaatsvinden totdat ook daadwerkelijk iedereen zich (mede) verantwoordelijk voelt én verantwoordelijkheid neemt in het bereiken van de teamresultaten.
Doelstelling & eigenaarschap
Bepaal waar het type gesprek binnen de gesprekkencyclus over moet gaan, dit helpt medewerkers zich te concentreren op de belangrijkste zaken in hun dagelijkse werkzaamheden. Regel daarnaast wie ‘eigenaar’ is van de gesprekkencyclus. In organisaties waarin nog weinig ervaring is met een gesprekkencyclus is het gebruikelijk dat de gesprekken worden geïnitieerd vanuit de P&O-afdeling en/of de leidinggevende. Bij organisaties met meer gesprekservaring én een hogere mate van teamvertrouwen, wordt tegenwoordig steeds meer autonomie aan de medewerkers overgelaten. Het is belangrijk om vooraf te bepalen bij wie het initiatief ligt voor de diverse gesprekken, zoals prestatie- of ontwikkelgesprek, feedbackgesprek, evaluatiegesprek en het beoordelingsgesprek.
Beoordelen & belonen
Hoewel er steeds vaker wordt gezegd dat beoordelen niet meer van deze tijd is, is ‘evalueren’ in wezen hetzelfde. Bij evaluatie lijkt de nadruk echter meer te liggen op groei en ontwikkeling, terwijl de beoordeling meer terugkijkt op de achterliggende periode.
Daarnaast moet er een beslissing worden genomen over de eventuele koppeling tussen beoordelen en belonen (salarisverhoging). Voorstanders zeggen dat hard werken beloond moet worden en dat een goede beloning aanzet tot harder werken. Tegenstanders denken dat medewerkers juist minder gaan samenwerken en alleen voor eigen succes gaan. Ook hier is de heersende organisatiecultuur een bepalende factor. Onze Adviseurs Personeel & Organisatie gaan graag met je in gesprek om de voor jouw organisatie passende vorm te helpen kiezen.
De gesprekkencyclus bij Leerkotte B.V.
“Binnen Leerkotte zijn we met behulp van Eshuis aan de slag gegaan met het vormgeven van een functiehuis waarin duidelijk het takenpakket, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van onze medewerkers zijn opgenomen. Vervolgens hebben we een gesprekkencyclus geïmplementeerd die past bij de organisatie. We merken dat er aanzienlijk meer rust in de organisatie is gekomen bij zowel de medewerkers als leidinggevenden. Doordat zij op een gestructureerde manier kunnen bespreken waar nog ontwikkelkansen liggen en daarnaast ook waardering kunnen uitspreken is er meer wederzijds begrip en saamhorigheid ontstaan.’’, aldus Nicol Wijlens.
Michiel Munninghoff
Breng het in de praktijk
Word jij enthousiast van dit artikel en wil jij een gesprekkencyclus implementeren in jouw organisatie of wil je de huidige gesprekkencyclus optimaliseren? Wij helpen graag! Neem contact op met Michiel Munninghoff of één van de andere Adviseurs Personeel & Organisatie.
