Verlof versus werk-privébalans
Hebben uw medewerkers er inmiddels al een week vakantie (of meer) op zitten? En hebben zij hun zomervakantie al ingepland? Blijft er nog een weekje over voor in het najaar? Of met de kerst? Hoe faciliteert u uw medewerkers om voldoende verlof op te nemen, zodat de balans tussen inspanning en ontspanning gewaarborgd blijft? De zomervakantie staat weer voor de deur, een goed moment om hier even bij stil te staan.
Alle wettelijke verlofregels duidelijk
Alle medewerkers hebben recht op verlof ter hoogte van minimaal 4 keer het aantal uren dat zij per week werken, dit is het zogenaamde wettelijk verlof. Naast wettelijke vakantiedagen zijn er in de cao, het arbeidsvoorwaardenreglement van de organisatie of de individuele arbeidsovereenkomst vaak afspraken gemaakt over extra vakantiedagen. Dit wordt bovenwettelijk verlof genoemd.
Het is belangrijk om het onderscheid tussen beide verlofsoorten duidelijk te hebben, omdat voor beide verlofsoorten andere regels gelden met betrekking tot hun ‘houdbaarheid’. Wettelijke vakantiedagen die door een medewerker niet zijn opgenomen, vervallen namelijk een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Met andere woorden: vakantiedagen die in 2022 zijn opgebouwd, vervallen op 1 juli 2023. In de cao, het arbeidsvoorwaardenreglement of de arbeidsovereenkomst kan een langere geldigheidstermijn zijn overeengekomen, waardoor niet opgenomen wettelijke verlofdagen later vervallen. Het is hierbij belangrijk om voldoende moeite te doen uw medewerkers te motiveren hun verlofdagen op te nemen, dit wordt ook wel de inspanningsplicht genoemd. Denk hierbij onder andere aan het schriftelijk informeren van medewerkers met een te hoog verlofsaldo en het voldoende bieden van momenten om verlof op te nemen. Het bovenwettelijk verlof kent een langere geldigheidstermijn. Deze verlofdagen vervallen namelijk 5 jaar nadat ze zijn opgebouwd. Mocht een medewerker van mening zijn dat hij of zij te weinig verlofdagen heeft, dan bestaat er vaak de mogelijkheid extra verlofdagen bij te kopen. Dit is overigens niet geregeld in de wet. Raadpleeg daarom uw cao of neem contact op met een van onze adviseurs om samen hiervoor een passende regeling te creëren.
Dat de meeste bedrijven een vast aantal extra bovenwettelijke verlofdagen aanbiedt, betekent niet dat dat de enige mogelijkheid is. Steeds meer organisaties zijn aan het experimenteren met het bieden van een onbeperkt aantal verlofdagen. Het bieden van een onbeperkt aantal verlofdagen geeft werknemers meer vrijheid en wordt gezien als een sterke secundaire arbeidsvoorwaarde. Echter, het is niet geschikt voor ieder type bedrijf en ieder type medewerker. Het kan medewerkers onzeker maken en tot onduidelijkheid leiden, doordat medewerkers lastig kunnen inschatten hoeveel vakantiedagen opnemen acceptabel is.
Het belang van verlof: werk-/privé balans
Denkt men aan verlof, dan denkt men aan rust en ontspanning waarmee de medewerker zijn ‘accu’ weer kan opladen. Het is dus belangrijk dat deze verlofperiode ook ongestoord kan worden genoten, want niets is vervelender voor een medewerker dan éindelijk die week verlof op te nemen, om vervolgens toch télkens gestoord te worden door collega’s met vragen.
Om een goede werk-/privé balans te creëren en verstoringen tijdens verlof te voorkomen, is het belangrijk om goede afspraken te maken tussen werkgever en werknemer én tussen collega’s onderling. Werkgevers en werknemers kunnen bijvoorbeeld afspraken maken over het plannen van vakanties en het indienen van verlofaanvragen, zodat er voldoende rekening wordt gehouden met de werklast en er geen onnodige stress ontstaat. Ook is het belangrijk dat collega’s onderling duidelijke afspraken maken over wie verantwoordelijk is voor welke taken tijdens afwezigheid van een collega én te zorgen voor een tijdige overdracht, zodat er geen onnodige werkdruk ontstaat. Het maken van goede afspraken draagt bij aan een goede werk-/privé balans en voorkomt onnodige stress en verstoringen tijdens verlofperiodes.
Toch dagen te veel?
In veel organisaties is het een probleem dat medewerkers blijven zitten met te veel verlofdagen, de zogenaamde ‘verlofstuwmeren’. Als het gezien de organisatorische planning niet mogelijk of gewenst is om deze medewerkers extra verlof te laten opnemen, bestaat altijd nog de mogelijkheid om de bovenwettelijke vakantiedagen die niet zijn opgenomen uit te betalen. Dit is niet toegestaan voor wettelijke vakantiedagen.
Houd het overzichtelijk
Heeft u uw personeels- en salarisadministratie uitbesteed aan Eshuis Personeelsdiensten? Dan biedt Eshuis Salaris Online een praktische oplossing voor het houden van overzicht en het bieden van informatie voor de verlofplanning in de vorm van de verlofmodule binnen Eshuis Salaris Online (NMBRS®). Voor de afspraken omtrent het toekennen en opnemen van bovenwettelijke verlofdagen raden we aan een regeling op te nemen in uw arbeidsvoorwaardenreglement. Neem voor meer informatie contact op met Tessa Nijhof, Adviseur Personeel en Salaris (tel. 06 – 26 57 51 26), één van onze Juristen arbeidsrecht of uw Salarisadministrateur.
