Uitwerking van een functiegebouw, zinnig of niet?
Door Corine de Hoog
In mijn praktijk als personeels- en organisatieadviseur wordt mij regelmatig de vraag gesteld: “Is het echt nodig om een functiegebouw uit te werken?” En: “Kunnen we niet volstaan met het overnemen van functieprofielen van vergelijkbare bedrijven?” Natuurlijk begrijp ik de vragen van werkgevers wel. Immers het opstellen van functieprofielen is een lastige en tijdrovende klus en ook de invoering in de organisatie veroorzaakt vaak discussie met medewerkers over financiële en persoonlijke waardering. Daarom de vraag nader beschouwd: hoe zinnig is een functiegebouw en wat heb ik er als werkgever of medewerker aan?
Wat is eigenlijk een functiegebouw?
Een functiegebouw (of functiehuis) is de verzameling van profielen (beschrijvingen) van alle binnen de organisatie voorkomende functies. In de functieprofielen worden de taken en verantwoordelijkheden zodanig beschreven dat alle voor de organisatie relevante werkzaamheden binnen één of meerdere functies zijn belegd. Hierdoor ontstaat een gestructureerd en samenhangend geheel, waaruit duidelijk blijkt welke werkzaamheden door welke functies worden uitgevoerd, wie waarvoor verantwoordelijk zijn en hoe de samenwerking is vormgegeven. Om deze reden is het niet wenselijk of zinvol om slechts één of enkele functies binnen de organisatie uit te werken, zoals ons soms gevraagd wordt, omdat juist de onderlinge samenhang van de functies essentieel is. Tevens heeft het daarom geen meerwaarde om functies te kopiëren van vergelijkbare organisaties, want ieder bedrijf, ongeacht type activiteit, verdeelt werkzaamheden en verantwoordelijkheden weer anders over de beschikbare functiehouders. Iedere organisatie is zogezegd ‘architect’ van zijn eigen functiegebouw.
Wat is de zin van een functieprofiel?
Bij veel organisaties waar wij vanuit Eshuis begeleiding mogen bieden bij de uitwerking van het functiegebouw, merken we een ‘natuurlijk gegroeide’ maar daardoor niet altijd ‘logische’ verdeling van taken en verantwoordelijkheden over medewerkers. Medewerkers pakken bepaalde werkzaamheden op omdat ze anders blijven liggen, omdat ze nu eenmaal vinden dat zij daarvoor de aangewezen persoon zijn of omdat zij er ooit voor zijn gevraagd. Tijdens de uitwerking van de functieprofielen wordt in kaart gebracht wat de relevante werkzaamheden eigenlijk zijn en worden overbodige of dubbel uitgevoerde werkzaamheden zichtbaar.
Door de benodigde werkzaamheden in de functieprofielen te verdelen en te beschrijven, bieden de functieprofielen houvast in de gewenste verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Hierdoor is het voor medewerkers duidelijk wat (in grote lijnen) van hen wordt verwacht en wat hun bijdrage aan het totaal is. Daarmee bieden de functieprofielen tevens een goede leidraad bij het bespreken van het individuele functioneren, immers per onderdeel van het functieprofiel kan met de medewerker worden besproken of het gewenste resultaat wordt behaald. Verder kan het functieprofiel uiteraard als basis dienen voor een duidelijke vacaturetekst, als er een nieuwe medewerker voor een bestaande functie wordt gezocht.
Maak geen persoonlijke functieprofielen
Ten behoeve van de uitwerking van functieprofielen houden we als Adviseurs Personeel & Organisatie interviews met de diverse functiehouders om inzicht te krijgen in de inhoud en complexiteit van de werkzaamheden. In het uiteindelijke functieprofiel geven we echter niet exact de bestaande situatie weer (gebaseerd op het persoonlijke gesprek), maar komen we samen met de leidinggevende(n) tot een gewenste verantwoordelijkheidsverdeling. De werkgever is altijd eindverantwoordelijk voor de inhoud van de functie en de functie is nooit toegeschreven op één specifieke persoon.
Differentiatie en rolverdeling
In de praktijk zal een in de organisatie veel voorkomende functie niet door alle medewerkers hetzelfde worden ingevuld. Er bestaat tussen medewerkers immers verschil in ervaringsniveau en verschil in talent/interesse. Om te voorkomen dat er voor al deze nuances verschillende functiebeschrijvingen moeten worden gemaakt, brengen we binnen de functieprofielen differentiatie en/of rolverdeling aan:
Door de differentiatie in ervaringsniveau te beschrijven (junior, medior en senior) wordt duidelijk wat per ervaringsniveau het verschil is in verantwoordelijkheden en benodigde kennis en vaardigheid.
Door verschillende rollen op te nemen, bijvoorbeeld commercieel, aansturend/projectmanagement, vakinhoudelijk, doen we recht aan het verschil in talent en interesse van medewerkers.
U zult begrijpen dat door het goed uitwerken van deze differentiatie en rolverdeling de persoonlijke ontwikkeling (wat is mijn groeiperspectief) van medewerkers richting geeft.
Functie-inhoud in relatie tot het salaris
Veel medewerkers vragen zich af of zij voldoende verdienen voor het werk dat zij uitvoeren. En of zij in aanmerking kunnen komen voor meer salaris als ze meer verschillende werkzaamheden verrichten. Over het algemeen wordt de functiezwaarte bepaald[1] aan de hand van (a) de kennis en vaardigheden die je nodig hebt om de functie uit te voeren (en dus niet de opleiding waarover je beschikt!), (b) de verantwoordelijkheid die je op grond van de functie hebt en (c) het probleemoplossend vermogen dat je voor de functie nodig hebt (complexiteit van het werk). Met het bepalen van deze functiezwaarte kan je echter alleen de onderlinge verhouding (ranking) van de functies bepalen en niet zozeer het salarisbedrag. Op basis van de functieprofielen kunnen wij echter benchmarken met vergelijkbare functies bij andere organisaties. Veel cao’s kennen referentiefuncties die hiertoe als vergelijkingsmateriaal kunnen dienen. Op basis van benchmarkgegevens kan aanvullend op het functiegebouw een salarisgebouw worden opgesteld, hetgeen transparantie in het beloningsbeleid biedt.
Zijn er ook nadelen?
Kortom, door de beschikbaarheid van een functiegebouw is er helderheid in de verdeling van werkzaamheden en houvast in welke verantwoordelijkheden behoren bij welke functies. Het functieprofiel dient als leidraad bij functioneringsgesprekken, persoonlijke ontwikkeltrajecten en als basis bij vacatureteksten. Daarnaast kunnen op basis van de functieprofielen salarisschalen worden bepaald, hetgeen leidt tot transparant beloningsbeleid.
Zijn er dan helemaal geen nadelen? Uiteraard wel. Zoals in de inleiding aangegeven is de uitwerking van een functiegebouw een tijdrovende klus. Daarnaast is het functiegebouw nooit ‘af’. Immers, de organisatie verandert, de benodigde werkzaamheden en bedrijfsactiviteiten veranderen, dus daarmee ook de benodigde functies. Het functiegebouw is een dynamisch geheel, dat frequent onderhoud behoeft. Daarnaast schept implementatie van het (eerste) functiegebouw verwachtingen bij medewerkers omtrent salarisaanpassingen, die vaak niet aan de orde zijn. Goede uitleg over het hoe en waarom van het functiegebouw is daarom essentieel, waarna in onze beleving de nadelen van een passend en actueel functiegebouw niet opwegen tegen de voordelen.
Geïnteresseerd?
Bent u geïnteresseerd geraakt en overweegt u wellicht ook om de functies in uw organisatie eens onder de loep te nemen? Laat het ons dan weten! Neem contact op met één van onze Adviseurs Personeel & Organisatie of stuur een mail naar Corine de Hoog, Manager Personeelsdiensten c.dehoog@eshuis.com.
[1] Bron: Hay-methodiek voor functiewaardering
