“Met één klik op de knop hebben we betrouwbare stuurinformatie.”

Groei
Via Teams spreken wij met Soufyan El Hassani, Business Controller bij Domus Magnus voor de regio Oost-Nederland. Soufyan is 31 jaar en werkt op de hoofdlocatie in Hilversum. Hij vertelt ons dat de voormalige directeur van Domus Magnus, Erwin Miedema, in 2004 de eerste particuliere zorglocatie op ‘Landgoed Klein Engelenburg’ in Brummen is gestart. Erwin is vervolgens een investeringssamenwerking aangegaan met Navitas (een investeringsmaatschappij van Jan Zeeman). “Die samenwerking is zeker relevant, want met overnames en opstartlocaties maken wij best veel verlies,” legt Soufyan uit. “Wij doen veel voorinvesteringen, huren personeel in, et cetera. Maar Navitas heeft er volledig vertrouwen in. Want ondertussen heeft Domus Magnus de groeiplannen gerealiseerd en hebben we straks dertig luxe locaties en 1250 medewerkers. Dat worden er in de toekomst gegarandeerd nog meer.”

Exclusieve zorgappartementen
Een kijkje op de website van Domus Magnus toont ons de prachtige woonzorglocaties, veelal in monumentale landhuizen. “Ja, het zijn zeker geen doorsnee verpleegtehuizen. Wij bieden exclusieve zorgappartementen aan met een fantastische ligging en woonzorg op niveau”, licht Soufyan toe. “De bewoners mogen hun woonruimte naar eigen wens inrichten en ook hun huisdier is van harte welkom. De privacy van het eigen appartement kan worden afgewisseld met gezellige sociale contacten in het restaurant, de recreatieruimtes, tuin of bijvoorbeeld in de prachtige bibliotheek.

Er kan bij ons een zorgappartement worden gehuurd indien iemand een Wlz zorgindicatie heeft. Ons professionele team van verpleegkundigen en verzorgenden biedt 24 uur per dag deskundige, maar bovenal menselijke (dementie)zorg. Op deze manier bieden we een alternatief voor zowel de reguliere verzorgingshuiszorg als de intensieve thuiszorg. Natuurlijk hangt daar een prijskaartje aan, maar daar staat wel een geweldige plek en veel persoonlijke aandacht tegenover. Daarnaast moet je je ook realiseren dat een bewoner gemiddeld twee jaar bij ons woont.”

Inzicht
“Doordat Domus Magnus steeds groter werd, nam de behoefte toe om financiële zaken duidelijker weer te geven. Zodat er ook beter op ontwikkelingen kan worden ingespeeld. Hiervoor wilden wij een Business Intelligence tool laten ontwikkelen. Allereerst zodat er voor de aandeelhouders een maandrapportage kan worden opgeleverd. Maar vooral ook om op MT-niveau en op locatieniveau bepaalde (financiële) zaken inzichtelijk te maken, zoals: ratio, kengetallen, appartementenbezetting, zorgbudget, zorgdeclaraties, aantal fte, personele bezetting, personeelskosten, energiekosten, etc. Dit zijn gegevens die vanuit verschillende bronsystemen en negentien administraties gehaald moesten worden om vervolgens aan elkaar te koppelen. Een zeer specialistische klus! Daarom werd in 2019 de hulp van Eshuis BI Specialisten ingeschakeld. Consultant Jörgen Peerik heeft nader onderzocht wat de wensen waren om vervolgens een geschikte BI-omgeving in te richten. Er is geanalyseerd hoe zij onze data het beste kunnen ontsluiten. Met behulp van de gekozen BI-tool Qlik heeft Eshuis BI Specialisten verschillende dashboards en rapportages geïmplementeerd.”

Proces
“De informatie komt uit verschillende bronnen, zowel financieel als niet financieel. We zijn bijvoorbeeld van Multivers overgestapt op AFAS bedrijfssoftware. Zorgdata maken we inzichtelijk met de Nedap ONS applicatie. Eshuis BI Specialisten heeft specifieke dashboards en geautomatiseerde maatwerkrapportages opgeleverd. Daardoor kunnen wij nu, met één klik op de knop, betrouwbare stuurinformatie naar de juiste personen sturen. Voorheen was dit bijna niet mogelijk of waren we er meerdere dagen per maand mee bezig”, licht Soufyan toe.
“De BI-omgeving is constant in ontwikkeling. Dat komt enerzijds doordat er telkens nieuwe wensen komen vanuit onze kant en anderzijds omdat we erachter komen dat sommige brondata niet betrouwbaar is vastgelegd. Daar heb ik regelmatig contact over met Jörgen of zijn collega Jelmer. Ik moet eerlijk zeggen dat ze het dan ook gelijk oppakken. Dus over hun inzet ben ik enorm tevreden. Ik zie ook absoluut de meerwaarde in van een dergelijke omgeving.”

Testen
“Toch ben ik ook kritisch”, zegt Soufyan. “Want ik vind het bijvoorbeeld jammer dat je voor extra licenties veel geld moet betalen. En als je bedrijf groeit, heb je gewoonweg meer licenties nodig. Daarnaast merk ik dat ik nu graag een goedwerkend systeem zou willen hebben dat helemaal staat en klopt. Al zou Jörgen waarschijnlijk hierop antwoorden dat BI altijd een proces is en geen product, dus dat het geen einddatum heeft.” Bij navraag antwoordde Jörgen resoluut dat Qlik heel goed werkt, maar dat een wijziging altijd goed getest moet worden voordat het wordt doorgevoerd. “Daar moet je als bedrijf de tijd voor nemen. Dat is iets wat er bij veel bedrijven vaak bij inschiet. Maar dit is heel begrijpelijk in deze drukke tijden, BI is immers geen core business van een bedrijf. Een goede relatie met periodiek kritisch overleg met de klant zorgt er voor dat de betrouwbaarheid van de dashboards gewaarborgd blijft”, aldus Jörgen.
“Los van mijn kritische noot, ben ik zeker tevreden”, vervolgt Soufyan zijn verhaal. “De BI-omgeving heeft ons veel inzichten geleverd in de cijfers. Het is prachtig grafisch weergegeven. Daarnaast wordt er uitstekend meegedacht vanuit Eshuis BI Specialisten, ik beveel ze dan ook van harte aan!”

Meer info?

Neem een kijkje op de website van Domus Magnus: www.domusmagnus.com