“De samenwerking met Eshuis heeft ons een basis opgeleverd voor de verdere doorgroei en ontwikkeling van SamenTwente”

Samenwerken voor 14 Twentse gemeenten
“SamenTwente (voorheen Regio Twente) is de overkoepelende organisatie van drie sterke merken: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente (GGD Twente), Veilig Thuis Twente (VTT) en de organisatie voor Zorg en Jeugdhulp Twente (OZJT)”, begint Sander zijn verhaal. “Zowel Kennispunt Twente als Samen14 zijn als gast in onze organisatie ondergebracht en voor de GR Recreatieschap doen wij tevens de bedrijfsvoeringstaken. Wij zijn professionele uitvoeringsorganisaties van en voor 14 Twentse gemeenten. Alleen door samen te werken kunnen we de kwaliteit van diensten, overheids- en zorgtaken waarmaken.”

Focus
“Ik werk hier nu vier jaar, destijds ben ik binnengekomen als business controller”, vertelt Sander. “Ik werkte toen grotendeels voor de GGD. Na twee jaar ben ik directeur geworden. Voorheen waren het allemaal meer aparte eilandjes, maar nu werken we veel meer samen. In juli 2021 zijn we gestart als SamenTwente. Het was een bestuurlijke keuze om wat onderdelen los te laten. Zo is de tak ‘Economie’ verder gegaan als TwenteBoard. Tevens is de tak ‘Recreatie’ (waar bijvoorbeeld ’t Hulsbeek onder valt) losgekoppeld en een eigen organisatie geworden. Dat is een hele bewuste keuze, want als organisatie werden we te diffuus. Door onze huidige focus en eenvoud versterken we de regionale samenwerking op het gebied van gezonde, veilige en vitale inwoners in Twente.”

COVID-19
“Binnen SamenTwente ben ik de leidinggevende van de afdeling Bedrijfsvoering. Voor alle drie onderdelen zijn wij de facilitair ondersteunende afdeling. Hier werken nu ongeveer 100 mensen, door COVID-19 zijn het er 25 meer. In totaal werken er 600 mensen bij SamenTwente, waarvan de GGD de grootste club is. Gelukkig is het op dit moment rustiger met COVID-19, er wordt veel minder getest en minder contactonderzoek gedaan, maar we hadden in die drukke periode 1200 medewerkers meer. De afgelopen twee jaar waren voor onze organisatie heel extreem. We hebben er veel van geleerd, maar rustig was het zeker niet. Veel collega’s op deze afdeling zijn vooral bezig met de inhoud, maar die hebben wel een achtergrond in de zorg of bij de overheid. Dit zijn mensen die altijd voor anderen klaarstaan. Dat is een prachtige eigenschap en dat geeft heel veel energie, maar als management moesten wij ook helpen bewaken dat ze niet over hun grenzen gingen.”

14 wethouders vormen het algemeen bestuur
“Het algemeen bestuur van SamenTwente bestaat uit 14 wethouders. We hebben in het voorjaar de gemeenteraadsverkiezingen gehad, dus het bestuur verandert. We zijn nu dan ook fanatiek bezig met het introductieprogramma, want we moeten die 14 wethouders zo snel mogelijk in positie brengen om de organisatie te kunnen besturen. De gemeente betaalt voor de wettelijke taken die wij namens hen uitvoeren. Daarvan is 90% wettelijk vastgelegd, maar het restant zijn incidenteel gefinancierde taken. Het is belangrijk dat wij als organisatie de gemeenten meenemen in wat wij als toegevoegde waarde leveren. Het is essentieel dat we in gesprek blijven en ook goed onderbouwen wat noodzakelijke investeringen zijn om de dienstverlening op niveau te houden voor de Twentse gemeenten. Daar horen ook aspecten als privacy en informatiebeveiliging bij. Een datalek bij de GGD tijdens COVID-19 bevestigt des te meer dat wij moeten samenwerken en dat wij de gemeenten nodig hebben voor de noodzakelijke investeringen die wij doelmatig willen doen.”

Organisatieadvies
“Gezien eerdere positieve ervaringen met Mark, heb ik hem gevraagd of hij ons wilde begeleiden bij een aantal strategiesessies. Met Mark kan ik namelijk heel goed over de theorie praten, maar hij is vooral heel sterk in het toepassen van deze theorie in de praktijk. Wij hebben ervoor gekozen om met behulp van het A3-model onze plannen te realiseren en te monitoren. Dit is een model waarbij je eigenlijk op één A3 je doelen, resultaten en strategische acties formuleert, zodat je weet wat je concreet wil bereiken. Om die doelen daadwerkelijk te behalen definieer je acties”, licht Sander toe. “Samen met een aantal werkgroepen zijn we aan de slag gegaan om vanuit de gedefinieerde doelen, te herstructureren. Juist die betrokkenheid van de medewerkers is heel belangrijk. Want wij kunnen wel een plan voor ze gaan schrijven, maar ze moeten het zelf omarmen en ermee gaan werken. Dus we zijn heel bewust in gesprek gegaan met de drie onderdelen (VVT, GGD en OZJT). Hoe werd je ondersteund? Wat zijn je verwachtingen van bedrijfsvoering? Wat heb je van ons nodig? Die input moesten we echt daar ophalen.”

Mooie eerste stappen gezet
“We zijn dit traject gestart bij mijn eigen afdeling ‘Bedrijfsvoering’, maar het zou mooi zijn als we in de toekomst ook bij andere afdelingen dit A3-model toepassen. De afdeling Bedrijfsvoering was lange tijd een domein op zichzelf. Er werd nog te weinig samengewerkt. Er was soms ook wel wat wrevel. We hebben goed gekeken naar onze rol. Het klinkt wellicht hard, maar als Bedrijfsvoering op zich hebben wij geen bestaansrecht. Wij zijn er juist om de GGD, VTT en OZJT te ondersteunen. Wij merken dat er nu al veel meer vertrouwen is opgebouwd, we zoeken elkaar allemaal beduidend vaker op”, vertelt Sander tevreden.
“Belangrijk is dat de teamleiders nu zelf in gesprek gaan met de medewerkers. Wat verwacht je van elkaar? Ik kan ze daarbij faciliteren en de ruimte geven. Ik kan helpen om de richting te bepalen.
Het goede nieuws is dat we dit A3-model tevens gaan hanteren voor persoonlijke ontwikkeling. We zijn er dus nog druk mee bezig, maar we hebben samen al hele mooie eerste stappen gezet.”

Dynamische organisatie
“Doordat we door COVID-19 zoveel tijdelijke medewerkers hadden, is bij veel studenten ineens bekend dat SamenTwente een dynamische organisatie is. Daarnaast zijn we een heel maatschappelijk betrokken organisatie, waar mensen graag willen werken. Opvallend is dat veel sollicitanten dit benoemen. Persoonlijk vind ik het ook heel dankbaar werk, ik ben blij dat ik een bijdrage eraan kan leveren. Nu onze eigen medewerkers zich ook bewuster worden van het feit dat ze allemaal dezelfde drijfveren hebben, zorgt dat al voor meer verbinding.”

Samenwerking met Eshuis
“Momenteel is Eshuis ook de accountant van SamenTwente. Ik vind het heel prettig dat Eshuis vooral regionaal opereert, dat past goed bij ons. Over een paar jaar moet de accountancy weer aanbesteed worden, dus dan bestaat de kans dat onze wegen zich scheiden. Maar vooralsnog ben ik heel tevreden over de fijne samenwerking. Het contact verloopt heel soepel en open. We krijgen veel ruimte van Elbert Dijkgraaf en Mike Kuipers voor eigen inbreng. Eshuis is betrokken en gericht op een gezamenlijke visie. Dit heeft absoluut een basis opgeleverd voor onze verdere doorgroei en ontwikkeling.”

“In het najaar van 2022 gaan we weer met Mark aan de slag”, vervolgt Sander zijn verhaal. “Dan zetten we het traject rondom organisatieontwikkeling voort. Het advies van Mark hierbij vind ik heel prettig. De rol van een externe in een dergelijk traject is zeker van toegevoegde waarde. Medewerkers durven wellicht kritischer te zijn, maar vreemde ogen dwingen ook.”

“Toen ik hoorde dat Eshuis alweer 90 jaar bestaat, was ik verrast. Dat is absoluut bewonderenswaardig. Het zal mij niet verbazen als dat vooral te maken heeft met de persoonlijke aanpak van Eshuis. Voor mij gaat het daar namelijk echt om, dat je blijft investeren in de relatie. En dat je altijd jezelf blijft!”

Meer info?

Neem een kijkje op de website www.samentwente.nl